Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là gì?

Và 8 bí quyết rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian 

QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀ GÌ?

Quản lý thời gian là quá trình bản thân bạn lên một kế hoạch, sắp xếp và dành thời gian cho từng công việc cụ thể, từng chi tiết khi nào hoàn thành được mục tiểu đề ra thì thôi. Thời gian không chờ một ai, nếu bạn có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì quỹ thời gian của bạn càng có hiệu quả. Hiệu quả của viêc bạn có kỹ năng quản lý thời gian được thể hiện qua kết quả công việc làm, nó không phụ thuộc vào độ nhanh hay chậm của công việc.

VÌ SAO BẠN LẠI CẦN QUẢN LÝ THỜI GIAN THẬT TỐT?

Thời gian vốn dĩ không chờ đợi chúng ta, vì vậy mốt khi bạn đã đánh mất thời gian thì không thể nào lấy lại được. Nếu bạn đã có kế hoạch, thời gian cụ thể để hoàn thành từng công việc một cách hoàn hảo, cuộc sống cũng giống như công việc luôn luôn phát triển tích cực từng ngày. Dưới đây là hàng loạt những dẫn chứng để bạn thấy được việc quản lý thời gian quan trọng đến mức nào đối với mỗi chúng ta.

Bạn có 24 giờ trong ngày để làm việc, nếu bạn lãng phí nó và để nó trôi đi một cách vô nghĩa thì bạn sẽ đánh mất nó mãi mãi.

Trong cuộc sống của chúng ta có quá nhiều điều để thực hiện. Thời gian là hữu hạn, nếu chúng ta biết sắp xếp, có kế hoạch rõ ràng bạn sẽ hoàn thành được những mục tiêu mà mình mong muốn.

Yêu cầu quản lý thời gian bạn cần lên một danh sách các việc ưu tiên và được đánh số thứ tự cho mỗi công việc sẽ khiến công việc của bạn ngày càng có hiệu quả hơn.

Quản lý thời gian tốt giúp cho bạn cân bằng được cuộc sống, tiết kiệm được năng lượng mà bạn bỏ ra để làm việc.

Dành thời gian nhiều hơn vào những việc mang lại hiệu quả cao cho bản thân, công việc thay vì mất thời gian vào những việc không mang lại lợi ích cho bạn, sẽ mang lại cho bạn một cuộc sống có nhiều giá trị hơn.

8 BÍ QUYẾT RÈN LUYỆN KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 

1. Xác định rõ ràng mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong quản lý thời gian 

Trước khi làm một công việc nào đó bạn cần phải xác định rõ ràng mục tiêu ngắn hạn và dài hạn để bản thân mình biết phải nên làm gì để hoàn thành các công việc đã được đề ra. Song song, phải có thời gian cụ thể để hoàn thành công việc đó một cách khoa học nhất. Và bạn sẽ làm chủ được thời gian sự dụng nó một cách hiệu quả t và không để lãng phí thời gian vô nghĩa.

2. Lập danh sách những việc cần phải làm

Lên danh sách những việc cần làm trong một ngày, một tuần hoặc một thán, kèm theo đó là thời gian cụ thể để hoàn thành từng công việc. Việc làm này hỗ trợ bạn kiểm soát được quỹ thời gian một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Lúc đó, vào từng thời gian nhất định bạn sẽ biết mình nên ưu tiên việc nào, không làm những việc ngoài. Đồng thời việc mà lên danh sách cụ thể và chi tiết như vậy nhằm kiểm soát được công việc được hoàn thành đúng mục tiêu đã đề ra.

3. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên cho từng công việc

Sau khi bạn đã lên danh sách, thì hãy trích một ít thời gian xem đâu là công việc ưu tiên mình cần phải hoàn thành trước. Đối với những công việc quan trọng, hay nhớ ghi chú hay làm nổi bật nó lên để cho bản thân thấy là bắt tay vào làm ngay để đảm bào rằng công việc luôn đúng tiến độ. Hoàn thành hết tất cả các công việc ưu tiên, tiếp tục đến các công việc đã đề ra trong danh sách.

4. Lập một kế hoạch chi tiết và rõ ràng

Việc này rất cần thiết để bản thân bạn hoàn thành đúng tiến độ và hoàn hảo nhất, vì vậy hãy dành thời gian đầu tư cho nó thật kĩ càng. Khi bạn đã có danh sách thì các công việc đề ra cần phải thực hiện hướng tới mục tiêu hoàn thành một cách rõ ràng và dễ dàng hơn rất nhiều.

Nếu không có kế hoạch bạn sẽ không định hướng được mình nên làm gì. Bên cạnh đó thì việc lập kế hoạch còn hỗ trợ cho bạn về việc kiểm tra mức độ hoàn thành của từng công việc đã đề ra trong việc quản lý thời gian, hay công việc mà bạn chưa hoàn thành còn có thời gian đưa ra biện pháp và hoặc thành.

Bạn phải biết phân chia công việc thành nhiều giai đoạn nhỏ và khác nhau, sau đó thì sắp xếp theo thứ tự việc nào ưu tiên. Hãy dành ra chút thời gian đề chia nhỏ giai đoạn, nó không mất nhiều thời gian nhưng sẽ mang lại hiệu quả rất cao giúp bạn tăng năng suất trong công việc.

5. Xác định rõ ràng về thời gian hoàn thành một công việc

Để không lãng phí thời gian, bạn nên có thời gian cụ thể cho từng công việc: Thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian thực hiện các phát sinh, thơi gian kết thúc và thời gian hoàn thành một công việc mất bao lâu. Từ đó mà bạn có bản kế hoạch chi tiết, không lo về việc ảnh hưởng đến công việc và không bị mất đi khoảng thời gian quý báu.

6. Rèn luyện tính kỉ luật

Muốn sử dụng thời gian một cách khoa học bạn phải tập cho bản thân một tính kỷ luật và những thói quen tiết kiệm tối đa. Tự đặt cho bản thân những quy tắc riêng và tuân thủ theo những quy tắc đó. Giai đoạn đầu có thể bạn sẽ gặp nhiều khó khăn, nản lòng nhưng hay cố gắng từng ngày dần dần bạn sẽ quen.

Khi đó thì mọi thư đều theo ý muốn và bạn sẽ cảm thấy mình có nhiều thời gian hơn danh cho cuộc sống, gia đinh và các mối quan hệ.

7. Rèn luyện sự tập trung cao độ

Yếu tố tập trung là điều rất cần thiết cho việc học tập cũng như trong công việc. Tập trung là cách tối ưu để bạn không bị lãng phí thời gian và có kỹ năng quản lý thời gian tốt hơn. Khi bạn tập trung cao độ mọi quyết tâm cũng như trí tuệ đều dồn về cho công việc khiến công việc được hoàn thành sớm hơn dự định và có kết quả tốt hơn.

Để rèn luyện được bạn phải cách xây dựng mục tiêu theo động lực cũng như suy nghĩ và cảm xúc sao cho phù hợp. Từ đó mà bạn sẽ kích thích bộ nào ưu tiên thực hiện các việc đã đề ra.

8. Sắp xếp nơi làm việc của mình một cách khoa

Sắp xếp nơi làm việc giúp bạn hạn chế đi việc mất thời gian vào việc tìm kiếm hồ sơ hay tài liệu cần thiết khi bạn cần. Nơi làm việc lộn xộn với tài liệu mới cũ đan xen với nhau, sẽ khiến bạn thấy rối và mất thời gian đi tìm kiếm nếu bạn đang cần một tài liệu nào đó. Do đó, hãy sắp xếp nơi làm việc của mình một cách gọn gàng và khoa học khi đó bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để không lãng phí thời gian của bản thân.

Xem thêm: Quản Trị Sự Thay Đổi

Tham gia Nhóm Hỗ trợ Kỹ năng Ứng phó Tâm lý tại đây.

Học Viện New Me