Deep Work kỹ năng làm việc giúp bạn cải thiện sự tập trung

Deep Work – cụm từ vừa quen, vừa lạ đang được nhiều người nhắc đến như một kỹ năng quan trọng bậc nhất trong “thời đại số” hiện nay. Vậy rốt cuộc Deep Work là gì, mang đến hiệu quả ra sao mà lại được mọi người “thần thánh” như thế?

Chúng ta đang sống trong thời đại mà sự tập trung bỗng dưng trở thành “xa xỉ phẩm” vì có quá nhiều yếu tố gây sao nhãng xung quanh.

Sự phát triển của công nghệ thông tin lẫn mạng xã hội một mặt giúp cuộc sống thêm tiện lợi và dễ dàng, mặt khác lại lấy đi khả năng tập trung cao độ của mọi người khi cần hoàn thành chỉn chu một công việc nào đó. Điều này vừa làm giảm năng suất cá nhân, vừa khiến bạn dễ thụt lùi trong xã hội mà bất cứ ai cũng đều ước mơ trở thành người ưu tú.

Nếu muốn nâng cao hiệu suất lẫn hiệu quả làm việc và có được sự phát triển vượt bậc trong lĩnh vực của mình, bạn cần rèn luyện một kỹ năng được gọi với cái tên “Làm việc sâu” (Deep Work). Dù được nhắc đến ít hơn so với nhiều kỹ năng quen thuộc khác, nhưng Deep Work lại đóng vai trò then chốt trong việc giúp bạn làm chủ công việc và cuộc sống.

Deep work là gì?

Deep work là những công việc được thực hiện trong trạng thái không bị sao nhãng, tập trung tuyệt đối. Lúc này tư duy của con người vận động ở hiệu suất tối đa, luồng suy nghĩ trở nên mạch lạc và những vấn đề khó trở thành một câu đố, hơn là một thử thách đáng sợ.

Vì sao deep work là một kỹ năng cần thiết?

Trong một thời đại đầy những nhiễu loạn khiến chúng ta phân tâm, khả năng tập trung cao độ trở thành một “át chủ bài” để đạt những bước tiến lớn trong những kỹ năng cũ và mới.

Nếu người thợ mộc cần thành thạo việc sử dụng dùi, búa, đục, thì người làm sáng tạo, hay những người lao động trí óc cần thuần thục trong suy nghĩ. Suy nghĩ càng nhạy bén, tinh thông bao nhiêu thì sản phẩm của suy nghĩ càng tốt và nhiều bấy nhiêu.

Deep work đưa chúng ta vào trạng thái tối ưu của não bộ – trạng thái “dòng chảy” (flow) để tạo ra những luồng suy nghĩ chất lượng nhất. “Dòng chảy” là khái niệm của nhà tâm lý học Mihaly Csikszentmihalyi, được Cal Newport đề cập tới trong cuốn sách Deep Work.

Có thể bạn đã từng trải qua trạng thái này, một cách vô tình hay có chủ đích. Đó là khi chúng ta hoàn toàn đắm chìm vào một công việc nào đó. Trạng thái tập trung cực độ này đem đến cảm giác hưng phấn, thời gian như chậm lại và chúng ta cảm nhận một “đà” suy nghĩ đều đặn và mạnh mẽ.

“Đà” suy nghĩ này giúp chúng ta xử lý các chuỗi thông tin một cách nhất quán và có liên kết, đưa chúng ta từ quyết định đúng đắn này đến quyết định đúng đắn khác trong suốt quá trình thực hiện các tác vụ khó.

Đặc biệt hơn, lúc này chúng ta không còn nhìn những thử thách trong công việc là những điều đáng sợ, mà còn phấn khích khi được đối mặt với chúng bằng những suy nghĩ chất lượng cao của mình.

Tin tốt là deep work, như tất cả các kỹ năng vật lý (nhảy múa, chạy, bơi,…) và tư duy khác (ghi nhớ, sáng tạo,…), hoàn toàn có thể được luyện tập và cải thiện theo thời gian.

Deep work giúp ta học kiến thức mới nhanh hơn, giải quyết những vấn đề khó khăn hơn. Rất hấp dẫn, nhưng thực hành deep work lại không dễ. Độ xao nhãng cao trong văn phòng làm việc mở và kết nối liên tục lại càng khiến deep work khó khăn. Nhưng điều gì khó thì điều đó hiếm, đó là lý do kỹ năng này đang trở nên cực kỳ giá trị trong tất cả mọi chuyên môn.

Làm sao để có kỹ năng làm việc deep work?

Deep Work là một kỹ năng khó rèn luyện. Bởi cuộc sống hiện đại luôn phân tán chúng ta bằng nhiều yếu tố khác nhau. Đồng thời khi Deep Work, không phải ai cũng vượt qua được cảm giác chán nản ban đầu. Vì thế, số người sở hữu khả năng Deep Work và trở thành “siêu sao” trong lĩnh vực của họ mới “quý và hiếm” đến vậy.

Không có công thức chung về cách thực hành Deep Work dành cho tất cả mọi người. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo một vài gợi ý sau đây rồi tiến hành chọn lọc, điều chỉnh và áp dụng những phương pháp phù hợp nhất với mình:

1. Chuẩn bị tinh thần

Làm việc sâu chắc chắn sẽ khiến bạn chán nản và muốn bỏ cuộc ngay từ khi mới chỉ ở vạch xuất phát. Dù vậy, bạn cũng không nên ép bản thân phải Deep Work khi chưa thật sự sẵn sàng. Thay vào đó, hãy thay đổi tư duy của mình về làm việc sâu bằng cách “thấm nhuần” tầm quan trọng của kỹ năng này trong cuộc sống.

Tiếp theo, nếu bị “chán” khi Deep Work, hãy chấp nhận điều đó và tạm thời nghỉ ngơi, nhưng tốt nhất, bạn đừng tìm đến các yếu tố dễ gây xao động tâm trí như Internet hay điện thoại. Bạn chỉ cần ngồi yên, uống một chút nước hoặc ăn nhẹ một thực phẩm lành mạnh nào đó, rồi tiếp tục bắt đầu hành trình “gian khổ” nhưng cũng ẩn chứa nhiều hưng phấn của Deep Work.

2. Lên kế hoạch chi tiết

Bạn cần lên kế hoạch chi tiết, chọn khung giờ phù hợp để thực hành Deep Work. Có người sẽ tập trung tốt hơn vào bình minh, người khác lại Deep Work hiệu quả hơn vào buổi tối. Tùy thuộc vào đồng hồ sinh học của bản thân, bạn hãy chọn ra một khung giờ cho riêng mình và hãy cố định khung giờ đó bằng cam kết “hoàn thành công việc trước…. giờ”.

Với các “newbie” trong làng Deep Work, bạn thường chỉ tập trung cao độ trong tối đa 1 giờ mỗi ngày. Với các chuyên gia, con số này là 4. Vì thế, bạn chỉ nên chọn 1 – 2 nhiệm vụ khó nhằn, đòi hỏi tính chuyên sâu cao để thực hành Deep Work. Bởi rõ ràng, bạn không thể hay áp dụng Deep Work cho tất cả những nhiệm vụ của mình, cũng như luôn có một số nhiệm vụ mà không nhất thiết phải tập trung cũng có thể hoàn thành nhanh chóng.

Ngoài ra, thay vì tập trung liên tục trong 1 giờ hoặc nhiều giờ liên tục, bạn nên thử áp dụng phương pháp Pomodoro nổi tiếng, tức cứ làm việc tập trung trong 25 phút thì nghỉ 5 phút (có thể tăng – giảm thời gian này tùy vào thói quen của bạn). Việc chia ra thành từng phiên Deep Work sẽ giúp bạn đỡ áp lực và bớt chán nản khi rèn luyện kỹ năng này.

3. Thực hành Deep Work mỗi ngày để tạo thành thói quen

Để biến Deep Work thành một thói quen, bạn cần thực hành nó liên tục. Bên cạnh việc chọn ra một khung giờ cố định cho làm việc sâu, bạn cũng nên chuẩn bị một môi trường “lý tưởng” như không gian yên tĩnh, quán cà phê hoặc bất cứ nơi đâu bạn thấy ổn để rèn luyện sự tập trung.

Đồng thời hãy loại bỏ các yếu tố dễ gây xao nhãng như thông báo từ điện thoại, các tab mạng xã hội trên máy tính,… Nếu cần, bạn có thể dùng một vài ứng dụng giúp tập trung để hỗ trợ quá trình Deep Work.

Với Deep Work, mọi người thường khuyên bạn nên có một “nghi thức” trước mỗi phiên làm việc sâu. Chẳng hạn như thiền, nghe một bản nhạc yêu thích hay dọn dẹp bàn làm việc. Khi “nghi thức” này được lặp lại thường xuyên, não sẽ tự động “nhận diện” rằng bạn đang chuẩn bị Deep Work để bật “mode” phù hợp.

4 Nguyên tắc Deep Work

Nguyên tắc 1:

“Chìm đắm” trong công việc Phụ thuộc vào quan điểm, mục tiêu, triết lý của riêng bạn: Phù hợp quan điểm tôn giáo. Tối đa hóa những nỗ lực sâu sắc bằng cách loại bỏ hoặc giảm thiểu triệt để những loại công việc có tính chất “nông”.

Triết lý hai mô thái: phân chia thời gian hợp lý, một khoảng là dành cho việc cống hiến hoàn toàn vào những công việc sâu và quan trọng mà bạn luôn theo đuổi, khoảng còn lại là để mở cho những việc không quá quan trọng. Hài hòa. Biến cách thức Deep Work trở thành những công việc theo thói quen thường nhật. Áp dụng thói quen Deep Work vào bất cứ công việc nào ở bất cứ nơi đâu trong lịch trình của bạn.

Thống nhất nguyên tắc Tạo ra một nguyên tắc thống nhất giữa kỉ luật và phong cách riêng của mình. Hãy quyết định: Nơi bạn làm việc và khoảng thời gian làm việc. Cách bạn làm việc như thế nào. Cách bạn sử dụng các phương pháp hỗ trợ cho công việc. Bước thay đổi nhận thức Nâng tầm nhận thức về sự quan trọng của công việc cũng như phương pháp Deep Work bằng cách thúc đẩy thay đổi môi trường bình thường xung quanh bạn.

Đừng làm việc một mình! Hoàn toàn tập trung vào việc quan trọng: “bổ sung” thêm một chút nhỏ khát vọng lớn để giúp bạn có thêm động lực chìm đắm vào công việc của mình. Làm việc dựa trên sự tính toán rõ ràng, chi tiết với Thước đo chuẩn mực: hướng sự tập trung vào việc cải thiện, kiểm soát hành vi đúng mực trong tương lai gần, dẫn đến những tác động tích cực cho mục tiêu dài hạn về sau.

Duy trì tính hấp dẫn của thử thách và thành quả sau đó: mỗi người sẽ có những cách duy trì thử thách thú vị khác nhau. Kiến tạo tính kỉ luật, có trách nhiệm với công việc. Hãy “lười biếng” đúng cách Sau một ngày làm việc, hãy ngưng tất cả các hoạt động có liên quan đến công việc  của bạn cho tới ngày hôm sau, kể cả việc suy nghĩ. Không kiểm tra email công việc trong bữa tối, không thảo luận online về công việc hay bàn về cách xử trí một thách thức trong công việc sắp tới. Hãy phân biệt rõ ràng việc gì đi việc đó!

Nguyên tắc 2:

Vượt qua sự nhàm chán Hãy “huấn luyện” khả năng tập trung cho não bộ Đừng nghỉ ngơi khi đã sao lãng. Hãy để sự nghỉ ngơi là phần thưởng sau khoảng thời gian hoàn toàn tập trung làm việc Lên lịch trình làm việc thật chi tiết, đâu là thời gian để nghỉ ngơi lướt web, đâu là thời gian làm việc, hai khoảng thời gian này cần phải tách biệt nhau hoàn toàn.

Hãy làm việc như Tổng thống Mỹ Teddy Roosevelt Hãy xác định việc làm quan trong nhất cần được tập trung sâu trong danh sách công việc quan trọng nhất của bạn. Định lượng thời gian, đặt thời hạn hoàn thành phù hợp mà khó có thể tạo ra khoảng sao lãng.

Thiền định Dành ra một khoảng thời gian mà bạn đang làm một việc gì đó (nhưng không suy nghĩ linh tinh) và bắt đầu dồn sự chú ý vào một vấn đề duy nhất được xác định rõ ràng. Luyện trí nhớ Sử dụng thuật học ghi nhớ Cung điện tâm thức (Method of Loci) hoặc các phương pháp rèn trí nhớ khác như Phương pháp Lộ trình (Journey Method), Căn phòng La Mã (Roman Room),… 

Nguyên tắc 3:

Tránh tác động tiêu cực của mạng xã hội Chỉ sử dụng một công cụ mạng nếu như bạn kết luận chắc chắn rằng nó có tác động đáng kể và mang lại nhiều sự tích cực hơn những tác động tiêu cực. Tuân theo những Quy luật về số ít quan yếu (The Law of Vital View) cho thói quen sử dụng mạng của ban: Xác định những chuẩn mực, mục tiêu cao cho công việc chuyên nghiệp lẫn đời sống thường nhật. Một khi đã xác định được những mục tiêu, hãy lên danh sách mỗi mục tiêu khoảng 2-3 hoạt động quan trọng nhất giúp bạn đạt được mục tiêu ấy.

Bước tiếp theo trong chiến lược này, hãy cân nhắc về những công cụ mạng hỗ trợ mà bạn đang sử dụng. Đối với mỗi công cụ, hãy quan sát kết quả trong các hoạt động chính và xem xét kỹ lưỡng về độ hiệu quả của chúng tác động đến hoạt động, độ tích cực hay tiêu cực nhiều hơn, mức ảnh hưởng vào sự thành công cho mỗi hoạt động là nhiều hay ít? Bây giờ, hãy đưa ra quyết định: Tiếp tục sử dụng công cụ này chỉ khi bạn kết luận chắc chắn rằng nó có tác động đáng kể và mang lại nhiều sự tích cực hơn những tác động tiêu cực.

Tạm ngưng sử dụng mạng xã hội Sau 30 ngày tạm dừng truy cập các trang mạng xã hội, hãy suy nghĩ về 2 câu hỏi sau trước khi đi đến quyết định ngưng sử dụng mỗi dịch vụ mạng đó: 30 ngày vừa qua sẽ có tiển triển tốt hơn không nếu như tôi đã sử dụng dịch vụ mạng này? Có ai quan tâm đến tôi không nếu tôi ngưng sử dụng dịch vụ này? Đừng sử dụng mạng Internet để giải trí! Hãy cân nhắc trong việc lựa chọn những thứ chất lượng dành cho não bộ

Nguyên tắc 4:

Tối ưu hóa Làm việc “nông” Lên kế hoạch chi tiết cho từng ngày Trước đầu mỗi ngày làm việc, hãy mở một trang giấy mới trong cuốn sổ của bạn để ghi cụ thể các công việc ra. Bên dưới cùng phía bên trái của trang giấy, đánh dấu mỗi dòng là mỗi tiếng đồng hồ, tổng hợp toàn bộ thời gian bạn cần để làm việc trong ngày.

Sau đó, đến phần quan trọng nhất, là hãy chia các giờ làm việc trong ngày của bạn vào các khối và phân công hoạt động cụ thể trong các khối. Khi thực hiện xong việc chia kế hoạch cho thời gian biểu của ngày, hãy nhớ rằng, tiếp theo sau đây, mỗi phút sẽ phải là một phần của khối, biến nó trở thành giây phút công việc trong ngày của bạn.

Và bây giờ, hãy dùng thời gian biểu đó làm kim chỉ nam cho hoạt động hằng ngày của bạn Định lượng “độ sâu” của mỗi hoạt động Đưa ra quyết định rõ ràng và nhất quán về thời điểm mà công việc rơi vào trạng thái từ “nông” đến “sâu”.

Định lượng khoảng thời gian mà mình sẽ cần bỏ ra thực hiện mục tiêu, kế hoạch đó. Hỏi lời khuyên từ cấp trên về khoảng thời gian phù hợp nên dành ra cho Làm việc “nông”. Nếu bạn tự hỏi rằng mình nên dành bao nhiêu phần trăm trong quỹ thời gian của mình cho Làm việc “nông”,  câu trả lời sẽ nằm trong khoảng từ 30-50% tổng thời gian tùy vào sự sắp xếp của mỗi cá nhân.

Hoàn thành công việc trước 5h30 chiều Đặt mục tiêu hoàn thành những công việc quan trọng nhất và bước ra khỏi văn phòng lúc 5h30 chiều mỗi ngày. Nói không với những việc không quan trọng. Thời gian còn lại sẽ dành cho sự nghỉ ngơi và làm những công việc cá nhân khác theo ý thích. Tạo sự thử thách khó khăn Ai gửi email cho bạn, bạn sẽ phải làm thêm việc. Làm thêm việc bù thời gian bạn trả lời hoặc gửi mail. Đừng trả lời những thứ không quá quan trọng.

Học Viện New Me