Cách giải quyết mâu thuẫn nội bộ trong đội nhóm

Cách giải quyết mâu thuẫn nội bộ trong đội nhóm

Khi làm việc trong một team sẽ không thể tránh khỏi những xung đột, mâu thuẫn, dù là lớn hay nhỏ. Nhưng bất kể mâu thuẫn đó ra sao thì điều quan trọng là phải tìm cách tháo gỡ. Có như vậy, các thành viên trong nhóm sẽ tin tưởng vào nhau hơn, sức mạnh của tập thể được củng cố rõ rệt.

Nguyên nhân dẫn tới xung đột trong nhóm

Có vô vàn nguyên nhân dẫn tới mâu thuẫn trong một tập thể. Sự đối lập về vị trí, quyền lực, cạnh tranh trong công việc, sự ghen tị, lợi ích, cái tôi…

Thực tế, gốc rễ của hầu hết các cuộc xung đột trong mọi tổ chức đều sinh ra do giao tiếp kém hoặc không đủ khả năng kiểm soát cảm xúc của bản thân. Sau đây, chúng ta sẽ đi sâu phân tích về 2 khía cạnh này:

Giao tiếp: Nếu bạn nhớ lại bất kì một cuộc tranh cãi nào đã từng xảy ra trong cuộc đời, không chỉ là tại nơi làm việc, chắc chắn bạn sẽ nhanh chóng nhận ra nhiều trong số chúng xuất phát từ việc thiếu thông tin, thông tin kém, không có thông tin hoặc hiểu sai thông tin.

Hãy giả sử rằng bạn đã may mắn nhận được thông tin tốt, nhưng không biết phải làm gì với nó. Đó vẫn là một vấn đề giao tiếp, do đó có thể dẫn đến xung đột.
Truyền thông thông tin rõ ràng, ngắn gọn, chính xác và kịp thời sẽ giúp giảm bớt cả số lượng và mức độ nghiêm trọng của các xung đột.

Cảm xúc: Một sai lầm phổ biến khác có thể là nguyên nhân dẫn đến xung đột đó là để cảm xúc chi phối các hành động, quyết định.

Chẳng hạn, quản lý giao việc cho bạn và các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên những người khác đều được giao khối lượng công việc vừa phải, trong khi chỉ có mình bạn lại được giao nhiều việc hơn. Chưa kể đó là những công việc không nằm trong chuyên môn của bạn.

Thế là bạn bất mãn và lên tiếng chỉ trích mọi người xung quanh hoặc chính sếp của mình. Việc nuông chiều cảm xúc, để cơn thịnh nộ lấn át tất cả có thể sẽ dẫn tới nhiều hậu quả mà bạn không thể lường trước được.

Nếu bạn kiểm soát được cảm xúc và hành động một cách khôn ngoan, thì chắc chắn kết quả sẽ không tệ như bạn nghĩ.

Vì vậy, sau những ví dụ trên thì câu hỏi đặt ra đó là: Làm thế nào để giải quyết xung đột hiệu quả khi nó phát sinh

Các bước để giải quyết xung đột khi làm việc nhóm

1. Nhận thức rằng trong công việc bao giờ cũng có mâu thuẫn

Bất kể người nào tận tâm, khát khao làm việc hoặc luôn có ý tưởng mới, thì sự mâu thuẫn và bất đồng luôn sẵn sàng bao quanh họ. Điều đó không có nghĩa là bạn thích tạo ra những mâu thuẫn hoặc khó khăn. Khi mâu thuẫn xảy ra không phải là mọi việc đã chấm hết. Có thể đó là sự khởi đầu cho những bài học thú vị. Quy luật không cho phép những mâu thuẫn này kéo dài mãi mãi.

2. Nắm bắt những mâu thuẫn càng sớm càng tốt

Hãy giải quyết những mâu thuẫn ngay khi nó mới bắt đầu vì nó chỉ trở nên tồi tệ hơn theo thời gian. Mâu thuẫn trong công việc không bắt nguồn từ những vấn đề đã được nói ra mà chính từ những cái không được đề cập tới. Mọi người đều đợi để người khác chấp nhận rằng anh ta sai nhưng “trò” đợi chờ này cần thiết phải chấm dứt .

3.Hỏi một cách tế nhị

Nếu một ai đó làm điều gì đó khiến bạn tức giận hoặc nếu bạn không hiểu quan điểm hay ý kiến của một ai đó, đơn giản là hãy hỏi về điều đó và bạn sẽ hiểu. Và một sự mâu thuẫn tiềm năng có thể tan biến ngay lúc đó. Hãy đặt ra câu hỏi- đơn giản chỉ là một câu hỏi chứ không phải một lời buộc tội,

ví dụ như: “Tôi đang tự hỏi tại sao bạn làm “X” ngày hôm qua”, hoặc “Tôi vừa nhận ra rằng bạn thường làm “Y”, tại sao vây?”. Và câu hỏi như “Tại sao cái điều khủng khiếp bạn làm luôn phải là “Z” !” không mang tính xây dựng tích cực.

4. Mời người khác nói chuyện về vấn đề đó

Một cuộc nói chuyện vội vã qua email hay điện thoại không thể giải quyết vấn đề gì. Bạn cần một nơi yên tĩnh, không bị làm phiền và thời gian để giải quyết vấn đề.

5. Quan sát

Cần nhìn nhận vấn đề một cách khách quan và trung lập. Điều gì đã thực sự xảy ra? Nó xảy ra khi nào và như thế nào? Ai đó đang làm gì và không kém phần quan trọng là bạn đang làm gì? Bạn chỉ nên quan sát được mà không nên phép suy đoán xem người khác đang suy nghĩ và làm gì.

Bạn có thể nói, “Tôi vừa nhận ra rằng bạn luôn luôn phê bình tôi trong cuộc họp của chúng ta” bởi vì đó là sự thật có thể xác minh được. Nhưng bạn không thể nói, “Tôi vừa nhận ra rằng bạn không tôn trọng những ý tưởng của tôi” bởi vì đó chỉ là những lời suy đoán áp đặt về người khác.

6. Xin lỗi

Hãy xin lỗi nếu có mâu thuẫn. Những người liên quan luôn làm một điều gì đó để kéo dài mâu thuẫn. Nên nhớ rằng không phải bạn chấp nhận hoàn toàn lỗi về phía mình mà bạn chỉ đang lãnh trách nhiệm về những gì mình gây ra.

7. Đánh giá đúng bản chất

Tôn trọng người khác khi xảy ra mâu thuẫn. Hãy nói với mọi người tại sao cần phải giải quyết mâu thuẫn. Điều này có thể là khó, nhưng mọi người đều có phản ứng tích cực khi được khi tôn trọng Đây là cách tốt nhất để đi đến những tiến triển tốt đẹp.

8. Xác định những hậu quả có thể xảy ra

Mâu thuẫn sẽ dẫn đến những hậu quả gì cho bạn cũng như cho công ty của bạn? Tại sao nó lại là một vấn đề cần giải quyết? Vạch ra những hậu quả của sự mâu thuẫn và chỉ ra sự cấp thiết của việc giải quyết chúng. Công việc này cũng giúp những người liên quan tự nhìn lại bản thân mình và nhìn nhận sự mâu thuẫn từ khía cạnh của người khác.

9. Xác định mục tiêu

Nó là cần thiết để vạch ra mục tiêu để cả 2 bên biết được kết quả họ đang hướng tới. Điều đó tạo nên những kết quả mong muốn khả thi hơn có thể.

10. Yêu cầu

Yêu cầu có những hành động có thể thực hiện ngay. Ví dụ: “Tôi gợi ý chúng ta nên thống nhất một quy tắc mới như sau: Trong cuộc họp, khi một người đưa ra một ý kiến nào đó mà người khác không đồng ý, chúng ta nên bắt đầu bằng cách khen ngợi đó là một ý tưởng hay và sau đó đưa ra ý kiến làm thế nào để ý tưởng đó trở nên tốt hơn.

Tương tự như vậy, nếu chúng ta chỉ công kích nhau như trước đây, thì nên ngừng cuộc họp và sau đó nói về vấn giữa các cá nhân với nhau thay vì nói trước cả nhóm”.

11. Tiếp nhận sự hòa giải

Một vài mâu thuẫn không thể được giải quyết thì những người có liên quan nên hòa giải giúp họ. Sự hòa giải bao gồm sự tham gia của bên trung gian, những người được đào tạo cơ bản về phương pháp hòa giải, có kinh nghiệm trong việc dàn xếp sự việc và có uy tín đối với mọi người.

Một người hòa giải tốt sẽ giúp những người gây ra mâu thuẫn tự tìm ra giải pháp mà không ép họ thực hiện một giải pháp cụ thể nào.

Cần cẩn trọng trong việc tìm người hòa giải. Họ nên là những người đã từng qua đào tạo chính thức về việc hòa giải, có những kinh nghiệm nhất định trong lĩnh vực này và quá trình hòa giải nên được giám sát, nếu không mâu thuẫn có thể trở nên căng thẳng hơn rất nhiều.

12. Tư vấn luật sư

Một vài mâu thuẫn nảy sinh từ sự bất đồng với luật pháp hoặc liệu có nên tuân theo luật pháp hay không. Những người chịu trách nhiệm tố tụng sẽ báo cáo những việc vi phạm có thể có sự bảo hộ của pháp luật và sự tư vấn của luật sư.

Nếu mâu thuẫn bắt nguồn từ sự lừa đảo về tiền bạc, những người tố tụng cần phải làm theo một quy trình đặc biệt để bảo vệ quyền lợi của họ. Việc này đòi hỏi người tố tụng có những kiến thức sâu về những tội danh như vậy trước khi đưa ra kết luận và cần giữ kín những thông tin về kết luận.

Vậy khi nào là thời điểm tốt nhất để hành động?

Đó là khi bạn có một số bằng chứng cho thấy nhân viên của bạn đang tham gia vào mâu thuẫn và điều đó gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung của nhóm. Với bằng chứng này, bạn có thể tiến về phía trước và bắt đầu thu thập thông tin xung quanh cuộc xung đột này.

Những lời khuyên giúp chủ động xử lý các mâu thuẫn nhóm tại nơi làm việc

Đào tạo kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết xung đột là điều cần thiết trong mọi công ty

Rất ít người tự nhiên sở hữu khuynh hướng, thái độ, sự tự chủ đúng mức trước các vấn đề mâu thuẫn trong cuộc sống. Vậy nên, tại sao không phòng bị và giảm thiểu thiệt hại do những tranh cãi trong công ty bằng cách nâng cao kỹ năng xử lý mâu thuẫn của họ ngay từ ban đầu.

Công ty có thể lên kế hoạch đào tạo ngắn với tất cả các nhân viên mới để họ học được cách giao tiếp, suy nghĩ và hành động mới khi đối mặt với một tình huống xung đột.

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đầu tư thời gian và nỗ lực của họ để giúp các thành viên trong nhóm phát triển các kỹ năng này sẽ giúp tập thể rút bớt thời gian lãng phí vì tranh cãi và góp phần bù đắp năng suất lao động bị mất do xung đột gây ra.

Nên dừng xung đột một cách nhanh nhất khi bạn nhận thấy nó sắp hoặc đang xảy ra

Xung đột nên được giải quyết ngay lập tức trước khi nó có thể phát triển. Nếu một cuộc thảo luận trở nên sôi nổi trong một cuộc họp, đừng đợi cho đến khi nó đi theo hướng tiêu cực một cách rõ ràng. Thay vào đó, hãy thảo luận về vấn đề trong khi họp; hãy bước vào càng sớm càng tốt ngay cả khi các thành viên không đồng ý, họ vẫn có thể nhìn thấy quan điểm của nhau.

Nếu vấn đề không được giải quyết ổn thỏa ngay tại thời điểm đó, hãy dành thời gian để tìm hiểu và lên kế hoạch cho các phương án một cách chi tiết và giải quyết trong buổi họp sau.

Xử lý mâu thuẫn một cách công bằng

Không nên dựa vào cảm xúc khi giải quyết các mâu thuẫn, cho dù bạn có ưu ái một ai đó hơn. Khi bạn là trọng tài, bạn cần phải gạt bỏ cái tôi cá nhân ra khỏi cuộc phân xử.

Công nhận quan điểm từ cái nhìn của người khác

Giống như trong bất kỳ loại mối quan hệ nào, đừng cố gắng thay đổi thành viên trong nhóm của bạn. Mỗi người là một cá thể riêng biệt với những suy nghĩ và cách thức hành xử khác nhau. Cố gắng thay đổi cảm xúc hoặc quan điểm của họ sẽ chỉ dẫn đến sự phẫn nộ. Bạn có thể đề xuất với họ những lựa chọn thay thế, hoặc liệt kê lợi ích của những ý tưởng khác, nhưng cuối cùng có thể bạn sẽ phải chấp nhận rằng họ sẽ không đồng ý với kết quả.

Những cuộc xung đột mang tính xây dựng có thể khiến một nhóm kết nối gần với nhau hơn nếu xử lý đúng cách. Tôn trọng và đánh giá cao sự khác biệt của đồng nghiệp là chìa khóa để xây dựng một đội ngũ mạnh mẽ. Giải quyết xung đột khi nó phát sinh một cách nhanh chóng và thành thạo giúp duy trì môi trường làm việc nhóm lành mạnh.

Cuối cùng, chúng ta cần hiểu rằng xung đột trong môi trường tập thể không phải lúc nào cũng xấu. Mọi vấn đề đều có mặt lợi và mặt hại. Quan trọng là bạn phải biết điều hòa các mối quan hệ để không khiến cho xung đột bùng phát mạnh hơn.

Một vài mẹo nhỏ khi giải quyết mâu thuẫn trong công việc

– Luôn lắng nghe người khác (đồng nghiệp) một cách cẩn thận trong các cuộc họp. Khi đó, bạn cũng có quyền đề nghị người khác lắng nghe bạn một cách nghiêm túc.

– Để xác định rõ hơn sự bất đồng, một kỹ xảo bạn có thể sử dụng là hãy viết ra những mâu thuẫn và những vấn đề cần giải quyết. Hãy ngồi yên, lắng nghe người khác giải thích từng vấn đề. Khi họ đã hoàn thành, lúc đó hãy đưa ra ý kiến của mình về từng vấn đề đó, càng rõ ràng càng tốt. Bằng cách này, người khác sẽ biết được rằng bạn đã lắng nghe và đã hiểu. Cần luôn luôn vạch rõ ra những mâu thuẫn để có thể tìm được những giải pháp tích cực nhất.

– Mời người khác thảo luận về vấn đề có thể là việc khó nhất trong quá trình giải quyết mâu thuẫn nhưng lại là bước đi rất cần thiết.

Những phương pháp nêu trên không thể đảm bảo 100% cho việc giải quyết mâu thuẫn trong công việc. Nó có thể phát huy hiệu quả hoặc không. Nhưng thậm chí không hiệu quả, thì bạn cũng sẽ hài lòng với sự cố gắng của mình. Hãy cố gắng giải quyết mâu thuẫn một cách chủ động và mang tính xây dựng cao.

Chuyên gia đào tạo Tâm lý Ứng dụng: Nguyễn Thiện Hoàng

Học Viện New Me